Services de paie – FAQ

1. Quels sont les principaux services offerts par NethrisMD?

Nos services comprennent le calcul des salaires du brut au net, le paiement des employés, la production des bulletins de paie et des relevés d’emploi ainsi que le versement des remises gouvernementales en votre nom. En fin d’année, nous produisons les feuillets d’impôt (T4, T4A, relevé 1 et relevé 2) et la déclaration fédérale « Sommaire de la rémunération payée ».

2. À quels types d’entreprises vos services et vos solutions sont-ils destinés?

Nos services et nos solutions conviennent aussi bien aux petites entreprises ayant moins de dix employés qu’à celles qui en comptent des centaines. Nous pouvons traiter les données et préparer la paie d’entreprises ayant des environnements simples ou très complexes.

3. Quelles sont les options qui s’offrent à moi pour transmettre mes données de paie à NethrisMD?

Deux façons simples s’offrent à vous : vous pouvez transmettre vos données par téléphone à un de nos conseillers ou à partir d’une de nos applications via un lien Internet sécurisé. Une chose est certaine : que ce soit par téléphone ou via Internet, la préparation de la paie de vos employés n’aura jamais été aussi simple.

4. Serai-je laissé à moi-même pour préparer ma première paie?

Non, nous vous accompagnerons lors de la préparation de votre première paie afin que tout se déroule sans problème. Par ailleurs, nous vous donnerons également une formation; la durée de celle-ci peut varier de quelques heures à quelques jours, en fonction de la solution et des options choisies.

5. À quel moment dois-je transmettre mes données de paie?

Vos données de paie doivent nous être transmises au plus tard deux jours ouvrables avant la date de paiement. Ce délai nous permet de répondre aux exigences des institutions financières canadiennes en matière de transferts de fonds électroniques.

6. Mon entreprise ne compte que deux employés. Devrais-je confier le traitement de la paie à Nethris?

Certainement, nos services conviennent aussi bien aux travailleurs autonomes et aux petites entreprises qu’aux grandes entreprises. N’oubliez pas : la préparation de la paie ne se résume malheureusement pas à l’impression de chèques. Avez-vous pensé aux relevés d’emploi, aux remises gouvernementales, aux avantages imposables, aux indemnités de vacances, aux pourboires et aux pensions alimentaires?

7. Prendrez-vous en charge le versement des remises gouvernementales?

Oui, nous pouvons effectuer le versement des remises gouvernementales, en fonction de votre fréquence de remise. Consultez la liste complète des organismes pour lesquels nous effectuons les remises.

8. De quelle façon s’effectuent les retenues à la source et le versement des remises aux organismes gouvernementaux?

Les retenues à la source sont prélevées et transmises électroniquement en votre nom aux différents organismes gouvernementaux fédéraux et provinciaux, selon la fréquence attribuée à votre entreprise. Ce service vous permet d’éviter les pénalités et les frais liés aux paiements en retard.

9. Quels sont les documents qui me seront envoyés à chaque période de paie?

Nous vous remettons à chaque période de paie un ensemble de rapports simples et précis qui facilitent la gestion de votre paie. L'ensemble de base comprend :

  • Un registre des salaires présentant notamment la liste complète des gains et des retenues de chaque employé;
  • Un rapport détaillé des remises gouvernementales effectuées en votre nom;
  • Un historique par employé des gains admissibles à l’assurance-emploi et au Régime québécois d’assurance parentale (lors d’une cessation d’emploi);
  • Un rapport de distribution des coûts par unité administrative ou par numéro de projet (au besoin);
  • Une liste des retenues en attente par employé (lorsque la situation se présente);
  • Un calendrier de paie annuel.

Nous vous ferons aussi parvenir les bulletins de paie de vos employés (chèques ou avis de dépôt) ainsi que les relevés d’emploi (le cas échéant).

10. Préparerez-vous les relevés d’emploi?

Oui, lorsque vous en ferez la demande, nous les imprimerons et vous les ferons parvenir. Si vous le désirez, nous pouvons aussi préparer le fichier nécessaire afin que vous puissiez soumettre électroniquement vos relevés au gouvernement fédéral via l’application Re Web. Vous pouvez même en faire la demande entre deux traitements paie.

11. Comment mes employés seront-ils payés?

Selon votre choix, vos employés peuvent être payés par chèque ou virement automatique (dépôt direct). Nous pouvons déposer la paie d’un employé dans des comptes ouverts dans n’importe quelle institution financière canadienne, et même dans des comptes multiples, au besoin.

12.Y a-t-il un nombre maximum de gains et de retenues?

Nous mettons à la disposition de nos clients près de 1 000 gains et 1 000 retenues.

13. Nethris gère-t-il le paiement des pensions alimentaires?

Oui, nous offrons l’option de retenue sur la paie et de versement électronique du paiement pour les pensions alimentaires du Québec et de l’Ontario.

14. Faites-vous le calcul et la remise de la cotisation à la Commission des normes du travail du Québec (CNT)?

Oui, nous faisons le calcul de la cotisation à la CNT et nous pouvons faire la remise pour vous. Consultez la liste complète des autres organismes pour lesquels nous effectuons les remises.

15. Je suis un employeur du secteur de la construction du Québec. Pouvez-vous gérer les données de paie assujetties aux normes de la Commission de la construction du Québec (CCQ)?

Oui, notre moteur de calcul répond pleinement aux besoins des entrepreneurs de l’industrie de la construction du Québec. Par ailleurs, les taux horaires sont changés automatiquement en fonction des taux officiels publiés par la CCQ.

16. Est-ce que je peux distribuer les coûts de main-d’œuvre?

Oui, nous pouvons répartir les coûts de main-d'œuvre par unité administrative (division, service, département et sous-département) ou par projet. Les coûts peuvent être répartis en montant ou selon un pourcentage.

17. Est-ce que je peux transférer électroniquement mes données de paie dans mon système comptable?

Oui, grâce à l’option Interface au grand livre, vous pouvez transférer électroniquement les écritures comptables résultant du traitement de la paie dans plusieurs logiciels de comptabilité tels que : AccpacMD, Acomba (Fortune 1000), Dynabec, NetSuiteMD, Quasimodo, Simple ComptableMD, YardiMD, etc.

18.Est-ce que je peux faire mes propres rapports?

Oui, toutes nos solutions offrent un extracteur de données ou un générateur de rapports vous permettant de créer vos propres modèles de rapport. Si vous optez pour notre solution Paie Téléphone, nos spécialistes peuvent concevoir des rapports sur mesure, en fonction de vos besoins.

19. Puis-je émettre plusieurs chèques ou dépôts au même employé pour la même période de paie?

Oui, nous pouvons émettre plus d’un chèque ou dépôt pour un même employé, par exemple un paiement pour la paie régulière, un autre pour un boni et un autre pour des vacances.

20. Est-ce que je peux, à l’aide d’une de vos solutions, préparer la paie pour plusieurs compagnies?

Oui, car l’utilisation de nos solutions n’est pas régie en fonction du nombre de compagnies pour lesquelles vous préparez la paie.

21. Pourrai-je préparer la paie d’une entreprise active dans plusieurs provinces ou territoires du Canada?

Oui, nos solutions peuvent répondre aux besoins des entreprises ayant des installations dans plusieurs provinces et territoires.

22. Est-ce que je peux simuler un calcul de paie à partir d’un montant brut afin d’obtenir le montant net?

Oui, toutes nos applications incluent un simulateur de paie facile d’utilisation.

23. Si j’ai une question concernant la législation en matière de paie, pourrez-vous m’aider?

Oui, nous effectuons pour vous une vigie constante des lois et de la réglementation en matière de paie dans tous les territoires et provinces du Canada. Fini le temps où vous deviez consacrer des centaines d’heures par année à assurer la conformité de votre entreprise à la réglementation en matière de paie.

24. Si un problème informatique nous empêche de transmettre les données de paie, quelles options s’offrent à nous?

Dans une situation semblable, vous pourriez transmettre vos données de paie, par téléphone, à un de nos paie-maîtres qui les saisira et les soumettra pour vous.

25. Que se passera-t-il si l’employé qui prépare habituellement la paie est absent la journée où il doit transmettre les données de paie?

Plusieurs solutions s’offrent à vous. Nous pouvons soit reporter la paie d’une journée ou, si vous préférez, vous pouvez transmettre vos données de paie par téléphone à un de nos paie-maîtres qui les saisira et les soumettra pour vous.

26. Préparerez-vous les feuillets d’impôt (T4, relevé 1, etc.) de mes employés en fin d’année?

Oui, nous produisons pour vous les feuillets d’impôt de vos employés. Nous imprimerons des copies à votre intention et transmettrons électroniquement les feuillets en votre nom aux gouvernements fédéral et provinciaux.

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